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Provvedimento 31 gennaio 2002
Garante per la Protezione dei Dati
Personali - Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte
degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni. (Autorizzazione n.
3/2002).
(Pubblicato su GU
n. 83 del 9-4-2002- Suppl. Ordinario n.70)
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI
PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota', presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario
generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di
tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al
trattamento dei dati personali;
Visto l'art. 22, comma 1, della
citata legge n. 675/1996, il quale individua i dati personali "sensibili";
Visto, in particolare, l'art. 22, commi
1-bis e 1-ter, rispettivamente introdotti dall'art. 5, comma
1, del decreto legislativo
n. 135/1999 e
dall'art. 8 comma
1, del decreto legislativo n. 467/2001;
Visto altresi' l'art. 22, comma
4, della citata legge n. 675/1996, come
modificato dal decreto legislativo n. 467/2001, e
considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono
trattare i dati sensibili
solo previa autorizzazione di questa Autorita' e, ove necessario, con il
consenso scritto degli interessati;
Considerato che il
trattamento dei dati in questione puo' essere autorizzato dal
Garante anche d'ufficio
con provvedimenti di carattere generale, relativi a
determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n.
675/1996);
Considerato che le
autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono
risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli
interessati, rendendo altresi' superflua la richiesta di singoli provvedimenti
autorizzatori da parte di numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare
nuove autorizzazioni in sostituzione di
quelle in scadenza
il 31 gennaio 2002,
armonizzando le prescrizioni
gia' impartite alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche
tali nuove autorizzazioni provvisorie siano
a tempo determinato
ai sensi dell'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501, in
relazione alla prevista emanazione del
testo unico della normativa in
materia di protezione dei dati personali, in attuazione della legge n.
127 del 2001;
Considerata la necessita'
di garantire il
rispetto di alcuni principi volti
a ridurr al minimo i rischi di
danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i
diritti e le liberta' fondamentali, nonche' per la dignita' delle persone;
Considerato che un elevato
numero di trattamenti di dati sensibili e'
effettuato da enti
ed organizzazioni di tipo
associativo e da fondazioni, per la
realizzazione di scopi
determinati e legittimi individuati
dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza adottato con decreto del Presidente della Repubblica
28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14
del decreto de
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal
segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n.
1/2000;
Relatore il dott. Mauro Paissan;
Autorizza
il
trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della legge n.
675/1996 da parte di associazioni, fondazioni, comitati ed altri organismi
di tipo associativo, alle condizioni di
seguito indicate.
1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento.
La presente autorizzazione e' rilasciata:
a) alle associazioni anche
non riconosciute, ivi comprese le confessioni religiose e le
comunita' religiose, salvo quanto previsto dall'art. 22, comma 1-bis, come introdotto dall'art. 5, comma 1, del
decreto legislativo n. 135/1999, i partiti
e i movimenti politici, le associazioni
e le organizzazioni
sindacali, i patronati,
le associazioni di categoria,
le organizzazioni assistenziali o di volontariato,
nonche' le federazioni
e confederazioni nelle quali tali
soggetti sono riuniti
in conformita', ove
esistenti, allo statuto, all'atto costitutivo o ad un contratto
collettivo;
b) alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo
senza scopo di
lucro, dotati o meno di personalita' giuridica, ivi
comprese le organizzazioni non lucrative di utilita' sociale (Onlus);
c) alle cooperative sociali e
alle societa' di mutuo soccorso di cui,
rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n.
3818.
L'autorizzazione e' rilasciata
altresi' agli istituti scolastici anche
di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati idonei a
rivelare le convinzioni
religiose e per le operazioni strettamente necessarie per l'applicazione dell'art. 310
del decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297.
L'autorizzazione e' rilasciata
per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati
dall'atto costitutivo, dallo statuto o
dal contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare per il
perseguimento di finalita'
culturali, religiose, politiche, sindacali,
sportive o agonistiche di tipo non professionistico, di
istruzione anche con
riguardo alla liberta'
di scelta dell'insegnamento religioso,
di formazione, di ricerca scientifica, di patrocinio, di tutela
dell'ambiente e delle cose d'interesse artistico e
storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonche' di beneficenza,
assistenza sociale o socio-sanitaria.
La presente autorizzazione e'
rilasciata, altresi', per far valere o
difendere un diritto
anche da parte
di un terzo in sede giudiziaria, nonche' in sede
amministrativa o nelle procedure
di arbitrato e di
conciliazione nei casi
previsti dalla normativa comunitaria,
dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempreche' il
diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell'interessato quando i dati
siano idonei a rivelare lo stato
di salute e la vita sessuale,
e i dati siano trattati esclusivamente per
tale finalita' e
per il periodo strettamente necessario
per il suo perseguimento.
La presente autorizzazione e' rilasciata inoltre per l'esercizio del diritto
di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto
stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia. Per i fini
predetti, il trattamento
dei dati sensibili puo' riguardare anche
la tenuta di
registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e
di altri documenti
necessari per la gestione amministrativa dell'associazione,
della fondazione, del comitato o del diverso
organismo, o per l'adempimento di obblighi fiscali, ovvero per la
diffusione di riviste, bollettini e simili.
Qualora i soggetti di cui alle
lettere a), b) e c) si avvalgano di persone
giuridiche o di
altri organismi con
scopo di lucro per perseguire
le predette finalita',
ovvero richiedano ad
essi la fornitura di beni,
prestazioni o servizi, la presente autorizzazione e' rilasciata anche ai
medesimi organismi e persone giuridiche.
I
soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare alle persone giuridiche
e agli organismi con scopo di lucro, titolari di un autonomo
trattamento, i soli
dati sensibili strettamente indispensabili per
le attivita' di effettivo
ausilio alle predette finalita',
con particolare riferimento
alle generalita' degli
interessati e ad indirizzari, sulla base di un atto scritto che individui con
precisione le informazioni comunicate, le modalita' del successivo utilizzo e
le particolari misure di sicurezza adottate. La dichiarazione scritta
di consenso degli interessati deve porre tale circostanza in
particolare evidenza, e deve recare
la precisa menzione dei
titolari del trattamento
e delle finalita' da essi perseguite.
Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro, oltre a quanto previsto nei punti 3) e 5) in tema
di pertinenza e di non eccedenza dei
dati, possono trattare i dati cosi' acquisiti solo per scopi
di ausilio alle
finalita' predette, ovvero per scopi amministrativi e contabili.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare i dati sensibili attinenti:
a) agli associati, ai soci e, se
strettamente indispensabile per il
perseguimento delle finalita'
di cui al punto 1), ai relativi familiari
e conviventi;
b) agli aderenti, ai
sostenitori o sottoscrittori, nonche'
ai soggetti che presentano richiesta di ammissione o di
adesione o che hanno contatti regolari
con l'associazione, la
fondazione o il
diverso organismo;
c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attivita' o dei servizi
prestati dall'associazione o
dal diverso organismo, limitatamente ai
soggetti individuabili in
base allo statuto o all'atto costitutivo, ove
esistenti;
e) agli studenti iscritti
o che hanno presentato domanda
di iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si
tratti di minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potesta';
f) ai lavoratori dipendenti degli associati e
dei soci, limitatamente ai
dati idonei a
rivelare l'adesione a sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere sindacale
e alle operazioni necessarie per
adempiere a specifici obblighi derivanti da contratti collettivi anche
aziendali.
3) Categorie di dati oggetto di trattamento.
L'autorizzazione non riguarda i
dati idonei a rivelare lo stato di salute
e la vita sessuale, ai quali
si riferisce l'autorizzazione generale n. 2/2002.
Il trattamento puo' avere per oggetto gli altri dati
sensibili di cui all'art. 22,
comma 1, della
legge 31 dicembre 1996, n. 675, idonei
a rivelare l'origine
razziale ed etnica,
le convinzioni religiose,
filosofiche o di
altro genere, le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere religioso, filosofico, politico
o sindacale.
Il trattamento puo'
riguardare i dati
e le operazioni indispensabili
per perseguire le
finalita' di cui al punto 1) o, comunque, per
adempiere ad obblighi
derivanti dalla legge, dalla normativa
comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi, che non
possano essere perseguite
o adempiuti, caso
per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di
natura diversa.
A tal fine, anche mediante
controlli periodici, deve
essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza
dei dati rispetto ai
predetti obblighi e finalita', in particolare per quanto riguarda
i dati che rivelano le
opinioni e le
intime convinzioni, anche con riferimento ai dati che l'interessato
fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito
delle verifiche, risultano
eccedenti o non
pertinenti o non necessari non
possono essere utilizzati, salvo
per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del
documento che li contiene.
4) Modalita' di trattamento.
Fermi restando gli obblighi
previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/1996 e dal decreto
del Presidente della Repubblica n. 318/1999, il trattamento dei dati sensibili
deve essere effettuato unicamente
con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalita', agli scopi e agli
obblighi di cui al punto 1).
I
dati sono raccolti, di regola, presso l'interessato.
Restano fermi gli
obblighi di informare
l'interessato e di acquisirne il consenso scritto nei casi previsti dagli articoli 10 e 22 della
legge n. 675/1996, come modificati dal decreto legislativo n. 467/2001.
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1, lettera
e), della legge n. 675/1996, i dati
sensibili possono essere conservati
per un periodo non superiore
a quello necessario per perseguire
le finalita' e gli scopi di cui al punto 1), ovvero per adempiere
agli obblighi ivi menzionati.
Le verifiche di
cui al punto 3) devono
riguardare anche la pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto
all'attivita' svolta dall'interessato
o al rapporto che intercorre
tra l'interessato e l'associazione,
la fondazione, il comitato o il diverso organismo, tenendo
presente il genere di prestazione, di beneficio o di servizio offerto all'interessato e la posizione
di quest'ultimo rispetto all'associazione, alla
fondazione, al comitato
o al diverso organismo.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere
comunicati, e ove necessario diffusi, solo se strettamente
pertinenti alle finalita', agli scopi e agli
obblighi di cui
al punto 1)
e tenendo presenti le altre prescrizioni
sopraindicate.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei
trattamenti che rientrano
nell'ambito di applicazione della
presente autorizzazione non
sono tenuti a presentare una richiesta di
autorizzazione a questa
Autorita', qualora il trattamento
che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di
autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla
data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi
accolte nei termini
di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non
prendera' in considerazione richieste di autorizzazione per
trattamenti da effettuarsi in difformita' alle prescrizioni del
presente provvedimento, salvo
che il loro accoglimento sia
giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da norme di legge o di regolamento che stabiliscono
divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali. Restano inoltre ferme le norme volte a
prevenire discriminazioni, e in
particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile 1993, n.
122, convertito, con
modificazioni, dalla legge 25 giugno 1993,
n. 205, in
materia di discriminazione per
motivi razziali, etnici, nazionali o religiosi e di delitti di genocidio.
9) Efficacia temporale e disciplina transitoria.
La presente autorizzazione ha
efficacia a decorrere dal 1 febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003.
Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia gia' conforme alle
prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 3/2000, il
titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio 2002.
La presente autorizzazione sara' pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 31 gennaio 2002
Il presidente
Rodota'
Il relatore
Paissan
Il segretario generale
Buttarelli